Wielu ludzi uważa, że praca na stanowisku asystenta czy sekretarki ważnej osoby – na przykład prezesa dużej firmy – nie jest niczym trudnym. W rzeczywistości jednak wykonywanie takiej pracy jest przede wszystkim niezwykle odpowiedzialnym zadaniem które wymaga od każdego pracownika niemałej wiedzy oraz umiejętności radzenia sobie w trudnych sytuacjach. Sprawia to, że nie każdy może być przysłowiową "prawą ręką" swojego szefa, bowiem trzeba mieć do tego odpowiednie predyspozycje. Oczywiście, każdy może się tego nauczyć i postarać się, aby być w takiej pracy jeszcze lepszym pracownikiem – wystarczy jedynie poznać kilka podstawowych zasad z tym związanych.
Praca sekretarki czy asystenta to przede wszystkim połączenie szeregu różnych zadań, przez co osoba taka musi posiadać wiedzę oraz umiejętności związane z nierzadko dość odmiennymi dziedzinami. Osoby pracujące na tym stanowisku często pełnią w firmie rolę księgowego, tłumacza, człowieka odpowiedzialnego za organizację wielu działań czy też specjalisty od marketingu. Praca taka często polega właściwie na ciągłym ruchu, radzeniu sobie z presją, wyszukiwaniu i porządkowaniu nowych danych, odciążanie prezesa z nadmiaru obowiązków i tak dalej. Co więcej, taka osoba w wielu przypadkach ma stały kontakt z ważnymi dla firmy partnerami biznesowymi, zatem mimo nawału obowiązków musi bez przerwy być uśmiechnięta i pełna energii. Rzeczywiście dobra sekretarka jest ponadto osobą, która dokładnie zna firmę i całą jej specyfikę, potrafiąc w każdej sytuacji znaleźć dobre rozwiązanie dla jej problemów. Być może zatem na pierwszy rzut oka tego nie dostrzegamy, ale w rzeczywistości jest to osoba, od której w naprawdę ogromnym stopniu uzależnione jest sprawne działanie danego przedsiębiorstwa.
Jedną z najważniejszych reguł o których musi pamiętać każda dobra sekretarka jest zasada tajemnicy zawodowej. W naszym kraju przez dość długi czas obowiązywała ona wyłącznie w dużych przedsiębiorstwach, ale ostatnio coraz częściej stosuje się ją także w małych i średnich firmach. W jej myśl taki pracownik ma absolutny zakaz przekazywania do szerszej opinii jakichkolwiek wewnętrznych informacji dotyczących działania firmy.Sekretarka ma stale dostęp do wielu poufnych dokumentów czy informacji. Nigdy nie należy zatem zdradzać ich nikomu innemu i zawsze trzeba trzymać je wyłącznie dla siebie. Zasada tajemnicy zawodowej często musi być zachowywana również w obrębie danej firmy. Jeśli nasz zwierzchnik przekazuje nam daną informację, to bez jego zgody nie powinniśmy przekazywać jej nikomu innemu – nawet pozostałym pracownikom firmy. Z tego też powodu każdy, kto tylko zainteresowany jest zrobieniem faktycznie ciekawej kariery na tym właśnie stanowisku koniecznie musi dbać o swój wizerunek osoby, której można zaufać i powierzyć nawet największe sekrety. Nie chodzi tu jedynie o informacje bezpośrednio dotyczące firmy – chodzi tu o wszystkie rzeczy, jakie poufnie przekazują nam inni ludzie.
Jednym z najważniejszych zadań każdej sekretarki jest odbieranie od szefa konkretnych instrukcji, a następnie przekazywanie ich dalej. Nie w każdym przypadku nasza osobista opinia będzie identyczna ze zdaniem naszego szefa, na co powinniśmy z góry być przygotowani. Niemniej jednak w pracy tej obowiązuje zasada poszanowania autorytetu – to szef jest tutaj od podejmowania decyzji, o czym koniecznie musimy pamiętać.
Dobra organizacja to podstawa w pracy sekretarki. Musimy uszanować czas zarówno swój jak i naszego przełożonego i zadbać o to, aby chociażby w czasie realizowania jakiegokolwiek ważnego projektu nie nękały go żadne telefony czy nagłe, nieoczekiwane spotkania.
Sekretarka zawsze musi dbać o nienaganny wygląd zewnętrzny. Koniecznie trzeba bowiem pamiętać, że osoba taka jest swego rodzaju żywą wizytówką swojej firmy. To właśnie ona w dużym stopniu odpowiada za zrobienie na potencjalnych klientach dobrego wrażenia – zarówno swoim wyglądem, jak i dobrymi manierami.
