Jednym z najważniejszych miejsc w każdej firmie jest z pewnością sekretariat - to miejsce bardzo reprezentacyjne, z racji na fakt, że właśnie tam udają się klienci oraz partnerzy biznesowi. Sekretariat - z uwagi na swoją funkcję - powinien zatem prezentować się nienagannie.
Musi być jednocześnie funkcjonalny (z uwagi na pracowników) i elegancki (z uwagi na petentów). Jednak najważniejsze jest jego dopasowanie do konkretnej grupy docelowej. Dlaczego jest to tak istotne? Ponieważ każda firma posiada taką grupę - to do niej kierowane są ich usługi lub produkty. Łatwo przewidzieć, kto głównie będzie przychodził do firmy i podążał do sekretariatu - osoby takie powinny znaleźć w nim ostoję i poczuć się dobrze. Wtedy chętniej będą wracać i nabiorą większego szacunku do firmy.
Bardzo ważne jest, aby nie tworzyć z sekretariatu miejsca zbyt tradycyjnego, jeśli głównie będą odwiedzać go ludzie młodzi. Jednocześnie jeśli będzie zbyt nowoczesne, starsi biznesmeni mogą poczuć się nieco nieswojo. Łatwo wyszczególnić potrzeby i upodobania takiej grupy docelowej - to takie rozwiązania powinny królować w pomieszczeniu.
Aby solidnie wykonać projekt, a następnie umeblować całe wnętrze, potrzeba posiadać wiedzę z wielu dziedzin - choć pozornie może wydawać się to proste. Jednakże niezbędne są umiejętności z zakresu: plastyki, psychologii, socjologii, architektury, wystroju wnętrz oraz zarządzania i marketingu. Ważne jest, żeby opracować sobie model docelowego klienta, który przychodzi do sekretariatu i pomyśleć, co pragnąłby tam zastać? Można również porozmawiać z kilkoma ludźmi z grupy docelowej i dowiedzieć się, jakie posiadają upodobania. Dzięki temu łatwiej będzie później wszystko odpowiednio zaaranżować - choć wydaje się to dziwne, inwestycja zwróci się z nawiązką, ponieważ zadowoleni klienci to gwarancja pomyślności firmy.
Jeśli chodzi o ogólną realizację, najważniejsze jest zapewnienie klientom miejsca dla siebie. W sekretariacie powinna się zatem znaleźć kanapa i mały stolik. Istotne jest również właściwe, przyjemne oświetlenie. Najlepiej, by lampki były co najmniej dwie - jako oświetlenie górne oraz boczne. To drugie może pochodzić na przykład z lampki umieszczonej na biurku sekretarki. Ponieważ jednak sekretariat jest miejscem pracy, należy również zadbać o dobro pracowników - na przykład poprzez zapewnienie im odpowiednich, ergonomicznych krzeseł. Wszak spędzają za biurkiem wiele godzin dziennie. Istotne jest także, aby biurko sekretarki znalazło się na wprost drzwi - aby klient wiedział, gdzie się udać w pierwszej kolejności.
