Ręka do góry kto kiedykolwiek pracował w systemie hot desking.

Prawdopodobnie kilku z was.

Jak go oceniliście? Podobało się? Czy uważaliście go za trudny? Czy byłeś zadowolony?

Hot desking to z pewnością temat w świecie biurowym, który dzieli opinie. Z jednej strony widać, dlaczego niektórzy nie lubią tego rozwiązania - brak własnego biurka, brak możliwości personalizacji stanowiska pracy i codziennie inny fotel biurowy. Z drugiej strony można dostrzec plusy - możliwość codziennej pracy z innymi ludźmi, a co za tym idzie - lepsza współpraca, oszczędność miejsca i być może większa wydajność.

Hot desking istnieje od połowy lat 90-tych, a kiedy został wprowadzony, był to rodzaj "love it or hate it", tak jak jest do dziś.

Zobacz ten film, który mówi o tym, dlaczego wiele osób jest trochę na bakier z hot deskingiem.

Fakt, że ten system biurowy w stylu Marmite jest już od ponad 20 lat mówi, że to naprawdę nie jest prawdopodobne, aby iść gdziekolwiek w najbliższym czasie. Istnieje wiele dużych biur i firm, które nadal używają hot desking do wspaniałego efektu, w tym biuro LEGO w Londynie, biuro Citigroup w Nowym Jorku i Microsoft HQ w Amsterdamie. Są to całkiem duże firmy, więc to wiele mówi o skuteczności hot desking od samego początku.

Hot desking został zaprojektowany w celu zwiększenia innowacyjności. Kiedy siedzisz codziennie przy tym samym biurku, masz tendencję do rozmawiania z tymi samymi ludźmi i pracy z tymi samymi ludźmi. To działa do pewnego stopnia, ale kiedy zachęcasz pracowników do współpracy z osobami, z którymi normalnie by nie rozmawiali, wzmacniasz ducha zespołu, zachęcasz do silniejszych relacji w pracy, a także zwiększasz szanse na lepsze jakościowo pomysły i sugestie pojawiające się przy nowoczesnych stołach zarządu.

Hot desking oznacza również, że pracownicy mogą wybrać miejsce, w którym chcą siedzieć na co dzień, w zależności od tego, co muszą zrobić i z kim muszą pracować. Ta elastyczność i wzrost jakości komunikacji to duży plus dla firm i morale w przestrzeni. Ważne jest jednak, aby po podjęciu decyzji o wdrożeniu hot desking, zarządzać przejściem, aby zapewnić, że pracownicy nie będą zdenerwowani lub zaniepokojeni na początku.

Powodem jest fakt, że hot desking ma negatywną etykietę. Jednak po wyjaśnieniu systemu i wypróbowaniu go przez pracowników, prawdopodobnie zdadzą sobie sprawę, że w rzeczywistości jest on o wiele lepszy niż mówią plotki i że jest to bardzo skuteczny, a nawet przyjemny system. Oczywiście, zależy to również od Twojej firmy i ludzi w Twoim biurze, czy będzie to pasowało do Twojej przestrzeni czy nie.

Czy hot deskking zawsze powoduje niepokój?

Największym problemem, z którym należy sobie poradzić, jeśli naprawdę chcesz wypróbować hot desking w swoim środowisku biurowym, jest potencjalnie szkodliwy wpływ, jaki może mieć na morale, jeśli nie zarządzasz zmianą ostrożnie.

Niektórzy pracownicy nie lubią zmian, a inni lubią mieć swoją własną przestrzeń w biurze. Tak więc, kiedy zabierasz ich stanowisko pracy i mówisz im, że nie mają już konkretnej przestrzeni, którą mogą nazwać własną, możesz spowodować trochę niepokoju, aby wejść na pierwszy plan. Jest to coś, czego należy unikać, dlatego należy wcześniej porozmawiać z pracownikami.

Nie wszyscy pracownicy mają takie odczucia - uważa się, że millenialsi lepiej znoszą zmianę w kierunku hot desking niż starsze pokolenie. Wynika to z faktu, że ta grupa wiekowa preferuje współpracę i komunikację, a nie pracę w pojedynkę. Oczywiście nie możemy całkowicie generalizować, ale tak właśnie jest.

Najważniejsza jest dobra komunikacja od samego początku i wypróbowanie hot desking, zanim zdecydujemy się odrzucić go jako negatywną opcję.